BIURO NANO
FAQ
Kategoria I: Standardy księgowe i merytoryczne
Stosujemy system dwuetapowej kontroli dokumentów. Każda faktura podlega weryfikacji podatkowej – analizujemy jej związek z przychodem i poprawność pod kątem przepisów. Ostateczna kontrola następuje przed zamknięciem miesiąca. Zaznaczamy, że weryfikacja merytoryczna (biznesowa zasadność zakupu) pozostaje po stronie firmy, a my dbamy o jego prawidłowe ujęcie podatkowe i zgodność z przepisami. Obsługujemy podmioty badane przez biegłych rewidentów, co wymusza na nas utrzymywanie standardów księgowych na najwyższym poziomie.
Nie zostawiamy Cię z przelewami na ostatnią chwilę. Dążymy do tego, abyś informację o wysokości zobowiązań otrzymał niezwłocznie po rozliczeniu kompletu dokumentów. Pracujemy na konkretnych terminach: Ty dostarczasz dokumenty, my w ciągu 7 dni roboczych przesyłamy rozliczenie. Niektórzy otrzymują tę informację już 5 dnia miesiąca.
Działamy w granicach rzetelnego wykonawstwa, dlatego nie sporządzamy spisów z natury, nie prowadzimy kasy gotówkowej i nie zajmujemy się wnioskami o dotacje. Przede wszystkim jednak nie akceptujemy faktur „wrzucanych w koszty jak leci” bez analizy podatkowej i nie wdrażamy rozwiązań służących wyłącznie sztucznemu zaniżaniu podatków.
W NANO nie polegamy na „wiedzy w głowie” jednej osoby – opieramy się na procesach. Przechowujemy pełną dokumentację specyfiki Twojej firmy (np. wykazy pojazdów, specyficzne terminy lub potrzeby). Każdy etap pracy jest transparentny dla całego zespołu, więc w razie nieobecności księgowej inny pracownik może przejąć zadania bez konieczności zadawania Ci tych samych pytań. Co więcej, nasz system podwójnej weryfikacji sprawia, że Twoje księgi zna zawsze co najmniej dwóch specjalistów. Dzięki temu zachowujemy pełną ciągłość pracy, a Ty nie odczuwasz żadnych zmian kadrowych.
Nasze bezpieczeństwo finansowe opieramy na rozszerzonej polisie OC. W zakresie usług księgowych i doradztwa podatkowego suma ubezpieczenia wynosi 750 000 zł, a w zakresie kadr i płac 200 000 zł. Dodatkowo ubezpieczamy się od ryzyk związanych z przetwarzaniem danych (300 000 zł). Łącznie daje to ochronę na poziomie ponad 1,2 mln zł, co znacznie przekracza ustawowe minima (15 tys. euro jedynie na księgowość i doradztwo podatkowe).
Stawialiśmy na kontakt zdalny „zanim to było modne”. Od samego początku funkcjonowania firmy korzystaliśmy z rozwiązań cyfrowych, które potem sukcesywnie rozwijaliśmy, a okres pandemii znacznie ułatwił i przyspieszył cyfrową obsługę w urzędach. Dlatego mimo lokalizacji stacjonarnej w Sokółce, prowadzimy od lat rozliczenia klientów z całej Polski, a niejednokrotnie i z zagranicy.
Kategoria II: Doradztwo i Strategia
To naturalne – doradztwo podatkowe bez uprawnień zagrożone jest karą 100 000 zł. Na szczęście w NANO świadczymy tę usługę: komplementariusz spółki, Katarzyna Puszko, jest doradcą podatkowym nr 14524, co możesz potwierdzić tutaj. Świadczymy usługi konsultacji podatkowych, sporządzania wniosków o interpretacje, pomagamy w sporach z urzędem skarbowym – również przed sądem.
Jako Doradca Podatkowy (nr wpisu 14524), komplementariusz spółki NANO podlega ustawowej tajemnicy zawodowej, którą można porównać z tajemnicą adwokacką. Oznacza to prawo do odmowy zeznań przed organami skarbowymi na temat spraw klientów. Jest to ochrona, której nie posiadają biura rachunkowe bez uprawnień doradczych, a obejmuje cały zespół biura rachunkowego NANO.
Mie rekomendujemy CIT-u estońskiego „z automatu”. Wręcz przeciwnie – patrzymy na niego krytycznie, ponieważ w wielu przypadkach okazuje ryzykownym rozwiązaniem. Nie wdrażamy „złotych standardów z TikToka”. Skupiamy się na wykrywaniu pułapek i doborze takich rozwiązań, które zapewnią firmie bezpieczny wzrost, a nie tylko chwilowe odroczenie podatku kosztem nieadekwatnego ryzyka.
Kategoria III: Kadry, Płace i Cennik
Stosujemy transparentny model wyceny oparty na procencie aktualnej minimalnej krajowej. Dzięki temu cena za obsługę jest zawsze rynkowa i przewidywalna – rośnie lub spada proporcjonalnie do skali Twojego biznesu i ustawowych wskaźników, bez konieczności ciągłego aneksowania umów.
Jeśli przekażesz nam numery kont pracowników, generujemy plik do importu bankowego. Zamiast wpisywać każdy przelew ręcznie, wgrywasz gotową paczkę do swojego systemu bankowego i zatwierdzasz wszystkie wypłaty jednym kliknięciem. To oszczędność czasu i eliminacja błędów przy ręcznym wpisywaniu kwot.
Bo bezpieczeństwo IT, ciągłe zwiększanie kompetencji całego zespołu i oprogramowanie księgowe kosztują. Niskie ceny w biurach rachunkowych często oznaczają przeładowanych pracą księgowych i brak procedur bezpieczeństwa. W NANO inwestujemy w infrastrukturę oraz w kadrę, która ma czas na analizę Twoich dokumentów, a nie tylko ich „wklepywanie”.
Kategoria IV: Bezpieczeństwo IT i ochrona danych
Nie. W NANO świadomie rezygnujemy z większości rozwiązań chmurowych (SaaS) na rzecz prywatnej infrastruktury serwerowej. Twoje dane nie krążą po sieci dostawców zewnętrznych, lecz znajdują się na naszym fizycznym serwerze, nad którym sprawujemy pełną kontrolę.
Odpowiedź: Stosujemy profesjonalne macierze RAID zarówno na serwerach operacyjnych, jak i backupowych. Oznacza to równoległy zapis danych na wielu dyskach – awaria pojedynczego nie przerywa pracy i nie zagraża spójności ksiąg. Dodatkowo stosujemy geograficzną redundancję backupów, czyli duplikujemy kopie zapasowe do zewnętrznej, bezpiecznej lokalizacji fizycznej.
Pracujemy w oparciu o zasadę ograniczonego zaufania. Każdy pracownik posiada indywidualne konto z precyzyjnie nadanymi uprawnieniami. Nikt, włącznie z kadrą zarządzającą, nie pracuje na uprawnieniach administratora w codziennych operacjach, co minimalizuje ryzyko infekcji systemów czy przypadkowego usunięcia danych.
W NANO stosujemy segmentację sieci. Urządzenia IoT (np. inteligentne sterowanie klimatyzacją) działają w odizolowanej infrastrukturze. Nie mają one możliwości połączenia się z siecią, w której przetwarzamy krytyczne dane finansowe klientów.
Kategoria V: Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Nie. W naszym modelu pracy certyfikat KSeF spoczywa wyłącznie w bazie danych na naszym fizycznym serwerze. Dostawca oprogramowania pełni rolę wyłącznie szyfrowanego kanału przesyłu i nie posiada kluczy prywatnych niezbędnych do deszyfrowania komunikacji. Dane są bezpieczne i trafiają bezpośrednio do naszej bazy danych.
Tak. Wdrożyliśmy dwuetapowy obieg dokumentów. O ile faktury sprzedażowe mogą trafiać do systemu automatycznie, o tyle każda faktura zakupowa z KSeF wymaga Twojej wyraźnej akceptacji. Dopóki jej nie zatwierdzisz, nie jest ona widoczna dla księgowości i nie zostaje ujęta w rozliczeniach.
Jak najbardziej. Jedyny model współpracy, któremu jesteśmy przeciwni, to drukowanie faktur i przekazywanie nam ich w postaci fizycznej. To wydłuża czas wprowadzania danych i jednocześnie zwiększa ryzyko błędów.