„Robienie kosztów” na koniec roku – kiedy ratuje, a kiedy szkodzi firmie

Co roku w grudniu zaczyna się ten sam rytuał. Telefony do księgowych, wycieczki po sklepach, sesje z ChatGPT w poszukiwaniu „czegoś, co jeszcze da się wrzucić w koszty”. Logika z pozoru nie do podważenia: skoro zysk jest opodatkowany, to im mniejszy zysk, tym mniejszy podatek. Problem w tym, że ta logika ma sens tylko wtedy, kiedy wydatek i tak by się pojawił. We wszystkich pozostałych przypadkach „robienie kosztów” to nie optymalizacja, tylko świadome pomniejszanie własnej gotówki, żeby o ułamek tej kwoty zmniejszyć podatek do urzędu.

„Robienie kosztów” to potoczne określenie strategii polegającej na świadomym generowaniu wydatków pod koniec roku po to, żeby obniżyć podstawę opodatkowania. W wąskim brzmieniu, kiedy dotyczy rzeczywistych potrzeb firmy przesuniętych w czasie, jest to działanie neutralne. Problem zaczyna się tam, gdzie wydatek nie ma uzasadnienia poza chęcią zmniejszenia podatku, a kupowane towary lub usługi nie służą faktycznie działalności firmy.

Skąd ten odruch i dlaczego matematyka go nie potwierdza

Odruch jest psychologiczny. „Wolę wydać u dostawcy niż oddać do urzędu” – to zdanie pada co roku w różnych wariantach. Tylko że to fałszywa alternatywa. Pieniędzy oddawanych do urzędu jest mniej niż pieniędzy oddawanych dostawcy.

Załóżmy, że stoisz przed decyzją o wydaniu 100 000 zł w grudniu na coś, czego firma nie potrzebuje. Cztery scenariusze, cztery różne formy opodatkowania:

• Spółka z o.o. z 9% CIT (mały podatnik): wydanie 100 000 zł obniża podatek o 9 000 zł. Saldo: minus 91 000 zł z konta firmy.
• Spółka z o.o. z 19% CIT: ten sam wydatek obniża podatek o 19 000 zł. Saldo: minus 81 000 zł.
• JDG na podatku liniowym (19%) plus 4,9% składki zdrowotnej: wydatek obniża zarówno podatek, jak i podstawę składki zdrowotnej. Saldo: w przybliżeniu minus 76 000 zł.
• JDG na skali (32% w drugim progu) plus 9% składki zdrowotnej: efekt podatkowo-składkowy największy, ale i tak saldo wynosi około minus 59 000 zł.

W żadnym ze scenariuszy „zaoszczędzony podatek” nie zwraca całej kwoty wydatku.

To nie znaczy, że wydatek nigdy nie ma sensu. To znaczy tyle, że wydatek niepotrzebny zawsze kosztuje więcej niż wynosi podatek od niego.

Trzy powody, dla których to faktycznie szkodzi firmie

1. Drenaż gotówki przed najtrudniejszym kwartałem roku

Pierwszy kwartał to dla wielu firm okres bez taryfy ulgowej. Wzrost składek ZUS po waloryzacji, nowa minimalna krajowa wpływająca na koszty pracy, kumulacja rocznych subskrypcji i abonamentów, podatek za grudzień… U firm sezonowych dochodzi do tego dołek przychodów po świętach. Firma, która w grudniu pozbyła się gotówki, w lutym zaczyna szukać kredytu obrotowego – zwykle w gorszym momencie i na gorszych warunkach niż mogłaby zaplanować to jesienią.

Brak gotówki bywa dla firmy groźniejszy niż podatek do zapłacenia. Podatek to obowiązek wynikający z tego, że firma zarobiła. Brak gotówki to scenariusz, w którym firma zarobiła, ale nie ma z czego zapłacić wynagrodzeń, ZUS-u albo dostawcy.

2. Pogorszenie obrazu firmy w oczach finansujących

Bank, leasingodawca, faktor, potencjalny inwestor, kontrahent ustalający limit kupiecki – wszyscy patrzą na to samo: na sprawozdania finansowe i historię wyniku. „Wyczyszczony” zysk w grudniu nie jest dla nich sygnałem sprytu. To sygnał, że firma albo nie zarabia, albo ktoś wynikiem manipuluje. Żaden z tych scenariuszy nie sprzyja decyzji pozytywnej.

Dotyczy to tak samo JDG, jak i spółek. JDG przy wniosku o kredyt hipoteczny czy obrotowy podaje bankowi PIT i KPiR – niski dochód tam też zamyka drogę do finansowania. Z tą tylko różnicą, że u osoby fizycznej liczy się dochód do opodatkowania, a w przypadku spółki bank patrzy szerzej, na całe sprawozdanie.

Jeśli chcesz wiedzieć, jakie trzy obszary dodatkowo pogarszają wartość Twojej spółki – zapraszam Cię tutaj.

3. A w ogóle – czy te wydatki mogą być kosztem?

Towar, który kupisz w grudniu, ale sprzedasz go w następnym roku – nie będzie kosztem grudnia. W spółce jest tak wprost, a w JDG zostanie ujęty w spisie z natury na koniec roku, który koryguje koszty w dół. Czyli zamrozisz pieniądze.

Środek trwały, który kupisz w grudniu, nie będzie kosztem grudnia. Jego amortyzację rozpoczniesz w następnym roku. Tutaj jednak istnieją wyjątki: mali podatnicy mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji do limitu 213 000 zł w 2026 r. (50 tys. euro). Jest też osobny limit 100 000 zł dla fabrycznie nowych środków trwałych, dostępny niezależnie od statusu małego podatnika (niestety, żadna z tych preferencji nie dotyczy samochodów osobowych).

Pomijam tu kupowanie rzeczy, które nawet nie spełniają definicji kosztu (nie są poniesione w celu osiągnięcia przychodu), są wydatkami de facto prywatnymi, tylko „wziętymi na fakturę” w celach „optymalizacyjnych”. W dobie KSeF i początków raportowania JPK_PIT i JPK_CIT to bardzo krótkowzroczne działanie.

Co zrobić zamiast paniki w grudniu

Jeżeli kończąc rok widzisz, że wynik jest wysoki, masz kilka racjonalnych ścieżek.

Sprawdź, czy obecna forma rozliczeń wciąż Ci pasuje.

Pytanie nie brzmi „jak obniżyć podatek za ten rok”, tylko „czy kontynuując tę formę w przyszłym roku będę płacić go w optymalny sposób”. Dla JDG to porównanie ryczałtu, skali i podatku liniowego z uwzględnieniem składki zdrowotnej. Dla spółek z o.o. to pytanie, czy obecny model (czy to czas na przekształcenie, może wejście w CIT estoński?) odpowiada skali biznesu. To są decyzje, które wpływają na lata, a nie na jeden bilans.

Wpłać na IKZE.

To rozwiązanie dla JDG, o którym często zapominamy. Indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego pozwala odliczyć wpłatę od dochodu (a w przypadku ryczałtu: od przychodu) w PIT za dany rok. Limit wpłat w 2026 r. wynosi 11 304 zł dla osoby na etacie i 16 956 zł dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Przy 32% PIT to nawet 5 425 zł realnego zwrotu z urzędu, bez wystawiania jakiejkolwiek faktury, bez zakupu, którego nie potrzebujesz, i bez pytań w razie kontroli. Termin wpłaty – do 31 grudnia danego roku.

Jeżeli teraz dostawca daje znacząco niższe ceny na towar – wykorzystaj to.

Jak wcześniej wspomniałam, niesprzedany towar nie będzie kosztem, ale nieraz warto to zrobić, jeśli dobrze zaplanujesz swoje wpływy i wydatki i będziesz panować nad płynnością finansową firmy. A nawet z zamrożonymi w towarze kosztami można sobie poradzić: w przypadku JDG można spis z natury robić częściej, nie tylko na koniec roku. To pozwoli Ci odzyskać koszty w trakcie roku, nie czekając na rozliczenie.

Zostaw zysk w firmie.

Niepopularna opcja, ale bywa racjonalna. Zapłacony podatek to dowód, że biznes działa. Zatrzymany zysk wzmacnia kapitał własny w spółce albo daje poduszkę finansową w JDG. To kapitał, który potem da się świadomie zainwestować, kiedy pojawi się realna okazja, a nie wymuszony presją kalendarza.

Odpowiedz sobie „Czy i tak to kupię?”.

Najprostszy ruch: zanim w grudniu sięgniesz po fakturę, którą „warto by jeszcze wrzucić”, zadaj sobie jedno pytanie. Czy ten wydatek pojawiłby się również wtedy, gdyby nie było końca roku podatkowego? Jeżeli odpowiedź brzmi „tak” – to robisz inwestycję, a korzyść podatkowa jest dodatkiem. Jeżeli „nie” – to po prostu zmniejszasz stan własnego konta, żeby zaoszczędzić ułamek tej kwoty na podatku. I tyle.

Dla dociekliwych

• Definicja kosztu uzyskania przychodu: art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła; sama faktura nie wystarczy).
• Mały podatnik w 2026 r.: przychód ze sprzedaży wraz z VAT do 8 517 000 zł w 2025 r. (art. 5a pkt 20 ustawy o PIT, art. 4a pkt 10 ustawy o CIT).
• Stawka 9% CIT: art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, dla małych podatników i rozpoczynających działalność, do limitu 2 mln euro przychodu w danym roku podatkowym.
• Jednorazowa amortyzacja de minimis (limit 50 tys. euro, w 2026 r. 213 000 zł): art. 22k ust. 7–13 ustawy o PIT i art. 16k ust. 7–13 ustawy o CIT. Dotyczy małych podatników i rozpoczynających działalność. Wyłącznie dla środków trwałych z grup 3–8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych.
• Jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowych środków trwałych (limit 100 000 zł): art. 22k ust. 14–21 ustawy o PIT i art. 16k ust. 14–21 ustawy o CIT. Niezależny od statusu małego podatnika, dotyczy jedynie maszyn i urządzeń z grup 3–6 i 8 KŚT (wyłączone są wszystkie środki transportu).
• IKZE – odliczenie wpłaty od dochodu: art. 26 ust. 1 pkt 2b ustawy o PIT (skala i liniowy), art. 11 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (ryczałt – odliczenie od przychodu).
• IKZE – limity wpłat na 2026 r.: 11 304 zł (limit standardowy) i 16 956 zł (osoby prowadzące działalność gospodarczą).

Katarzyna Puszko
doradca podatkowy nr wpisu 14524

Informacje zamieszczone w niniejszym artykule mają charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowią porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym ani oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Ocena konkretnej sytuacji wymaga indywidualnej analizy faktów i dokumentacji.